Functieomschrijving voorzitter

Doel van de functie:
Doel: het leiden en besturen van de vereniging en het algemeen bestuur van de vereniging.

Verantwoordelijkheden:
De voorzitter is de spreekbuis van het bestuur naar de leden en vrijwilligers van de club. Naar buiten toe vertegenwoordigt de voorzitter de organisatie. Namens de leden en de vrijwilligers verzorgt de voorzitter de contacten met andere organisaties en de gemeente.

De belangrijkste taken zijn:

• Bewaakt de statuten;
• Ziet toe op een goede taakverdeling binnen het bestuur;
• Vertegenwoordigt de organisatie naar buiten toe, onderhoudt contacten met belangrijke instanties;
• Bereidt de bestuursvergaderingen voor in samenspraak met de secretaris;
• Zit de bestuursvergaderingen voor;
• Stelt (samen met de secretaris) een agenda op;
• Bevordert een efficiënt en plezierig vergaderklimaat;
• Vat duidelijk samen wat er besproken en besloten is;
• Checkt of de besluiten ook echt worden uitgevoerd;
• Is medeondertekenaar van officiële stukken.

Bevoegdheden/functie eisen:

• Op de eerste plek coördineren (van activiteiten) en leidinggeven;
• Leiden van de vergadering en het nemen van besluiten;
• Inspireren van bestuursleden;
• Stimuleren van de samenwerking en delegeren van taken;
• Bemiddelen tussen partijen;
• Communiceren;
• Representatie.

Plaats in de organisatie:
De voorzitter vormt samen met de secretaris en de penningmeester het dagelijks bestuur.

In een bestuur ziet de voorzitter erop toe dat de verschillen tussen de leden niet te groot worden door een goede taakverdeling toe te passen.

Belangrijke contacten heb je met:
De voorzitter is de spreekbuis van het bestuur naar de leden en vrijwilligers van de club. Naar buiten toe vertegenwoordigt de voorzitter de organisatie. Namens de leden en de vrijwilligers verzorgt de voorzitter de contacten met andere organisaties en de gemeente.

Belangrijkste werkomstandigheden en mogelijkheden:
Hoewel formeel gezien de voorzitter niet de exclusieve baas is van een organisatie, geldt hij of zij vaak wel als eerste aanspreekpunt. Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces.

Vaardigheden:

• Vermogen om in teamverband te werken en daar leiding aan te geven;
• Goede sociale eigenschappen;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Ervaring met onderhandelen;
• Ervaring met conflicthantering.
• Affiniteit met zwemmen of ervaring als bestuurslid is gewenst.

Verwachte tijdinspanning:

• Gemiddeld 10 uur in de maand;
• Flexibel in te delen;
• Geen vaste dagen, alleen;
• wel ongeveer 10 vergaderingen per jaar
• Doorlopend gedurende het hele seizoen
• Voor een periode van 3 jaar

Functieomschrijving secretaris

Doel van de functie:
Doel: De secretaris is onderdeel van het bestuur van de vereniging. In die hoedanigheid is de secretaris samen met de overige bestuurders bevoegd om de vereniging te vertegenwoordigen.

Verantwoordelijkheden:
De secretaris heeft een leidende functie. Hij of zij is, samen met de overige bestuursleden, verantwoordelijk voor het laten plaatsvinden van ledenvergaderingen, het toezien op de naleving van de reglementen en het zorgdragen voor het voortbestaan van de vereniging. Ook ondersteunt de secretaris de voorzitter bij vergaderingen en is hij of zij vaak het aanspreekpunt binnen de vereniging.

De belangrijkste taken zijn:

• Wettelijke secretaristaken:
  • erop toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt;
  • zorg dragen voor de notulen en verslaglegging van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
  • het voeren van een deugdelijke administratie (Let op: De ledenadministratie wordt door een ander bestuurslid bijgehouden);
  • het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe, samen met de overige bestuursleden;
  • het besturen van de vereniging.
• Algemene secretaristaken:
  • beheren van de agenda en termijnen bewaken;
  • inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) beheren;
  • aanvragen van Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
  • overige bestuursleden op de hoogte houden van alle administratieve ontwikkelingen binnen de vereniging;
  • samen met de voorzitter opmaken van het jaarverslag en de jaarrekeningen;
  • beheren van de administratie en correspondentie van de vereniging;
  • toezien op de naleving van wet- en regelgeving (waaronder de AVG);
  • toezien op het voeren van een deugdelijke administratie;
  • optreden als informatieverstrekker binnen de vereniging;
  • signaleren van en voldoen aan gemeentelijke, provinciale en overheidsverplichtingen.

Bevoegdheden/functie eisen:

• Fungeren als postadres en zorgen voor doorzending van post
• Behandelen van binnenkomende stukken
• Dagelijkse correspondentie
• Agenda en vergaderstukken voor bestuursvergaderingen en ALV voorbereiden in samenspraak met de voorzitter
• Ondertekenen, verzenden en bewaren van afschriften van stukken namens het bestuur
• Bijhouden van archief en beheren van officiële stukken.
• Affiniteit met zwemmen of ervaring als bestuurslid is gewenst.

Plaats in de organisatie:
De secretaris vormt samen met de voorzitter en de penningmeester het dagelijks bestuur. De secretaris zorgt voor de verslaglegging tijdens de bestuursvergaderingen en de ALV. Verder ondersteunt hij/zij de voorzitter bij het correct, tijdig en op de juiste wijze nemen en vastleggen van alle noodzakelijke besluiten. Als tijdens een ALV mondeling wordt gestemd, is het de taak van de voorzitter om de stemmen te tellen en de taak van de secretaris om in de notulen vast te leggen hoe de stemming is verlopen. Als er dan op een later moment een meningsverschil over de besluitvorming ontstaat, kunnen de notulen bewijs leveren. Het is dus noodzaak om altijd notulen op te stellen en te bewaren.

Belangrijke contacten heb je met:
Als secretaris heb je nauw contact met de andere leden van het dagelijks bestuur en het volledige bestuur, maar ook met externe partijen.

Belangrijkste werkomstandigheden en mogelijkheden:
De secretaris houdt bij of het bestuur en commissies de aan hen opgedragen taken uitvoeren. Zorgt voor inzicht in de uitvoering voor zichzelf en het bestuur en signaleert als taken niet (tijdig) worden uitgevoerd.

Vaardigheden:

• Vermogen om in teamverband te werken
• Goede sociale eigenschappen
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Gedisciplineerd en nauwkeurig werken
• Plannen en organiseren

Verwachte tijdinspanning:

• Gemiddeld 10 uur in de maand;
• Flexibel in te delen;
• Geen vaste dagen, alleen;
• wel ongeveer 10 vergaderingen per jaar
• Doorlopend gedurende het hele seizoen
• Voor een periode van 3 jaar