Contact en Vragen Lesroosters    

Klachtenprocedure

 Watervrienden Geleen werkt uitsluitend met enthousiaste vrijwilligers die hun uiterste best doen om goede zwemlessen en trainingen te geven. Dat neemt niet weg dat u binnen de vereniging ergens tegenaan kunt lopen, of een klacht heeft. Ons streven is om problemen of klachten in het zwembad op te lossen. Onze uurleiders, hoofdtrainer en bestuursleden zijn goed toegankelijk en staan u graag te woord. Meestal is na enig overleg het probleem snel opgelost.

Is uw probleem of klacht nog steeds niet naar behoren opgelost? Dan kunt u uw klacht kenbaar maken via onderstaande klachtenprocedure.

Klacht melden

Als (kader)lid of ouder van een lid dient u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Klik hier om een klacht schriftelijk te melden.

Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw bericht neemt de secretaris of voorzitter van het bestuur binnen één week contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit eerste gesprek een afspraak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarop uw klacht afgehandeld is, hangt af van de aard van de klacht. Streven is om uw klacht binnen zes weken te behandelen.

Na het contact wordt uw klacht voorgelegd aan het (dagelijks) bestuur of –indien van toepassing- de voorzitter van de betreffende commissie.

Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort altijd ook eventueel andere betrokkenen. Gaat het probleem of de klacht over een (kader)lid, dan neemt het bestuur contact met dit (kader)lid op om de andere kant van het verhaal te horen. Indien nodig worden de vertrouwenspersoon ingeschakeld. Het bestuur houdt betrokken (kader)leden op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

Afhandeling

Het (dagelijks) bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. De secretaris of voorzitter informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren.

Zodra de klacht is afgehandeld, maakt het bestuur een kort verslag waarin in ieder geval de volgende onderdelen zijn opgenomen:

  • Aard klacht
  • Analyse probleem
  • Overeengekomen oplossing
  • Stappen ter preventie van soortgelijke situatie

Dit verslag stuurt het bestuur naar alle belanghebbenden. Het bestuur neemt het verslag op in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.